Por trás dos holofotes.

Existe um longo e detalhado processo por trás de um evento, sendo ele de qualquer tipologia. Neste texto falaremos tudo o que o participante vê e não vê na hora em que está no evento, planejamento e organização são palavras chave para que tudo aconteça de forma correta. 

Com base nos materiais disponibilizados em aula e pesquisas em textos e vídeos da internet, veremos que os bastidores de um evento não é um mar de rosas, mas que no final, tudo vai ter valido a pena. Precisa de muita dedicação, organização, planejamento e flexibilidade para agir se algo acontecer fora do esperado.  

Para a elaboração de um evento na área de Produção Cultural é necessário conhecer todos os detalhes do panorama desse segmento e, principalmente, os tipos de profissionais que atuam nessa área. Pois a área de entretenimento, é grande e variada, e se não dominarmos o assunto, podemos perder dinheiro, procurar um fornecedor errado ou até mesmo não realizar um evento por pura falta de conhecimento. 

Contamos com muito planejamento e muita noção de logística antes, durante e depois de uma produção cultural, seja ela grande ou pequena. Pois os problemas, tecnicamente, em diversas vezes, são sempre os mesmos, o que pode variar são as proporções deles. 

Para o público em geral, participantes ou convidados, o evento ocorre somente no dia, na hora e no local marcados. Mas para os profissionais envolvidos, tudo começa muito antes e termina muito depois. Dependendo do projeto, os produtores começam a trabalhar um ou dois anos antes para que no dia aconteça e depois, mais cinco ou seis meses depois para finalizar aquele mesmo evento. 

É preciso pensar nos aspectos legais que envolvem uma produção artística, variam de cidade para cidade e de estado para estado. E isso não está escrito em nenhum lugar. Por isso, temos que pesquisar sempre e a cada evento. 

Não existe uma formula para que tudo fique pronto de uma hora para outra, mas tem roteiro de informações e ele varia de evento para evento, conforme o tamanho, as especificidades e exigências do cliente ou do proponente. Devemos nos atentar as questões jurídicas, que muitas vezes nos impedem de seguir em frente com o nosso evento. Também precisamos entender de gestão financeira, para saber lidar com impostos, as formas e prazos de pagamentos e saber quais são todas as entidades envolvidas, como apoiadoras, patrocinadoras. 

O primeiro passo para que tudo aconteça é elaborar um briefing, nele estará as informações necessárias para que o evento aconteça da forma que o cliente deseja, precisa ser bem elaborado e atualizado periodicamente, é um documento que nos ajuda em todos os aspectos das três fases do evento, pré-produção, o trans-evento e o pós evento. Com ele, os produtores conseguem ter mais autonomia e passam a ter uma visão geral do evento, desde quando a ideia surgiu até a finalização. 

Nele constará: 

• Apresentação do projeto; 

• Objetivo; 

• Justificativa; 

• Público-alvo e quantidade de participantes; 

• Data e local; 

• Equipe (staff, seguranças, bombeiros, medicos); 

• Etapas de trabalho; 

• Serviços terceirizados; 

• Cronograma de atividades e checklist; 

• Orçamento; 

• Plano de divulgação/comercialização; 

• Plano de distribuição; 

• Plano de contrapartida. 

A pré-produção começa um pouco antes do briefing, surge a partir da ideia do proponente do projeto, e então teremos o pré-evento, trans-evento e pós-evento. 

No pré-evento será feito tudo o eu é necessário para que no dia todos estejam contentes pois mais um evento estará sendo entregue com êxito. E nesse momento que a equipe de produção busca contratar os melhores fornecedores, a melhor equipe e pensa, minuciosamente tendo como a maior importância a segurança de todos e entrega do evento. 

Como falado anteriormente, os produtores começam a trabalhar muito antes, pois tudo precisa estar alinhado, principalmente no dia do evento, pois independente de qual seja o evento um precisará do outro, um exemplo bem simples: para um cantor se apresentar a luz precisa estar ligada e o som também, e ele não fará isso sozinho, existe uma equipe técnica para o som e outra equipe para a iluminação, cada um no seu setor, mas colaborando para que o evento seja feito da melhor maneira possível. 

No pré-evento temos: 

• Apresentação do projeto para clientes e fornecedores; 

• Check List; 

• Envio de  matérias: Flyers, teasers, convite, confirmação de presença dos participantes (RSVP), demais orientações; 

• Contratação e confirmação com fornecedores – agendar chegada com antecedência; 

• Finalização da programação do evento com horários; 

• Roteiro do evento; 

• Contatos dos fornecedores; 

• Roteiro DJ (músicas, clipes e iluminação); 

• Confecção de Banners, totens, faixas, camisetas, brindes; 

• Alimentos e bebidas. 

O trans-evento é o momento em que falta pouco para o evento acontecer, seguido do início do evento, os ajustes finais também podem acontecer nesta etapa. 

Nessa etapa temos: 

• Chegada dos fornecedores 

• Instrução aos funcionários 

• Organização e recepção 

• Montagem do espaço 

Início do evento: 

• Coordenar por função – (responsável por hospedagem,  

• A&B, Sala, equipamentos, atrações e outros setores existentes no evento); 

• Apoio durante o evento; 

• Alimentos e bebidas precisam estar prontos antes dos participantes, contratados e/ou convidados; 

• Desmontagem; 

• Coordenação do Check-out. 

O pós-evento é a finalização, nele temos que: 

• Enviar e-mail de agradecimento; 

• Envio do relatório do evento; 

• Envio do fechamento do evento: tudo o que foi previsto / realizado; 

• Pesquisa do evento com solicitantes; 

• Controlar, arquivar tudo o que for enviado e recebido do evento; 

• Press Release do Evento; 

• Atualização do portfólio. 

Planejar e executar eventos é um grande desafio e necessita de profissionais com habilidade, paciência e capacidade de adaptação. 

A rotina por muitas vezes é estressante, mas os resultados sempre valem a pena, você até esquece as noites mal dormidas, a correria dos dias de planejamento e do dia do evento quando vê que entregou mais um evento com excelência, que cumpriu os objetivos, agradou os participantes e idealizadores e foi um grande sucesso. 

Não se pode esquecer que para os próximos eventos é imprescindível  

• Apostar na inovação; 

• Estabelecer objetivos e metas; 

• Cuidar dos fornecedores; 

• Saber planejar e organizer; 

• Montar cronogramas; 

• Definir as questões decisivas; 

• Calcular e respeita o orçamento; 

• Escolher a data com sabedoria; 

• Escolher o melhor local; 

• Divulgar muito bem o seu evento; 

• Valorizar o tempo; 

• Não deixar nada para a última hora; 

• Trabalhar com uma equipe eficiente; 

• Gerar valor aos seus patrocinadores, apoiadores e expositores; 

• Buscar ouvir e aprender com os feedbacks; 

• Aplicar questionários; 

• Acompanhar métricas e resultados. 

 

O planejamento é um caminho é o aprendizado constante.